Zakup książek

1. Zakupu książek dla biblioteki Instytutu Historii Sztuki UJ nie obejmuje procedura zamówień publicznych. Zakupu dokonuje się z tzw. „wolnej ręki” w wybranym wydawnictwie lub księgarni, po uprzednim zbadaniu rynku wydawniczego w przynajmniej dwóch księgarniach lub wydawnictwie.
2. Książki do Biblioteki IHS UJ są zamawiane na wniosek dyrektora Instytutu IHS UJ lub Pracowników Instytutu IHS UJ.
3. Wszystkie propozycje zakupu książek składane do Biblioteki IHS UJ przez pracowników Instytutu muszą i są potwierdzane (parafowane) przez dyrektora Instytutu.
4. Biblioteka IHS UJ również może przedstawić swoje propozycje zakupów dyrektorowi Instytutu. Są to pozycje wyselekcjonowane z oferty przedstawianej przez wydawnictwa lub księgarnie. Dyrektor/Przewodniczący Rady Instytutu IHS UJ otrzymują wybrane pozycje książkowe do akceptacji lub listę propozycji do zakupu. Dobór książek proponowanych do zakupu dokonywany jest w oparciu o nowości, programy prowadzonych studiów oraz obserwację zapotrzebowań pracowników i studentów.
5. Osobą odpowiedzialną za zakupy w Bibliotece IHS UJ jest kierownik biblioteki.
6. Zamówione książki są dostarczane do Biblioteki wraz z fakturą VAT.
7. Po sprawdzeniu zapisów w fakturze z stanem faktycznym, książki są wpisywane przez kierownika biblioteki do inwentarza biblioteki. (kolejno wpisywane jest oznaczenie literowe przed sygnaturą (IHS), dalej numer sygnatury, nazwisko i imię autora, tytuł, miejsce i rok wydania oraz wydawcę).
8. Po wpisaniu książek do inwentarza kierownik biblioteki opisuje fakturę. Opis zawiera: datę otrzymania faktury, numery sygnatur pod którymi zostały wpisane książki do inwentarza, datę zakończenia czynności związanych z wpisywaniem do inwentarza, podpis kierownika biblioteki oraz stosowne pieczątki.
9. Po opisaniu faktury, książki są przekazywane do opracowania celem wprowadzenia do systemu informacyjno-bibliotecznego ALMA, a faktura za pokwitowaniem przekazywana jest do sekretariatu finansowego Instytutu.

Zakup (prenumerata) czasopism zagranicznych i krajowych

1. Czasopisma polskie i zagraniczne zamawiane przez Bibliotekę Instytutu Historii Sztuki UJ są zamawiane (realizowane) zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz procedurami wewnętrznymi UJ w tym zakresie.
2. Zamówienia są realizowane przez Bibliotekę Jagiellońską.
3. Wstępnego zamówienia prenumeraty czasopism polskich i zagranicznych dokonuje Biblioteka IHS UJ wyłącznie na pisemny wniosek dyrektora Instytutu lub pracowników Instytutu.
4. Propozycje prenumeraty czasopism zagranicznych i polskich od pracowników Instytutu są przekazywane w formie pisemnej dyrektorowi Instytutu do akceptacji.
5. Pracownicy Biblioteki IHS UJ mogą również przedstawić propozycje zakupu czasopism, które muszą być zaakceptowane przez dyrektora.
6. Propozycje prenumeraty od pracowników Instytutu na czasopisma polskie i zagraniczne składa się w formie pisemnej z rocznym wyprzedzeniem.
7. Czasopisma zagraniczne są zamawiane za pośrednictwem Biblioteki Jagiellońskiej w terminie do 30 marca roku poprzedzającego rok prenumeraty.
8. Zamówienie na prenumeratę czasopism zagranicznych, z IHS UJ, zgodnie z procedurami BJ, musi zawierać pisemne zobowiązanie dyrektora Instytutu do pokrycia kosztów prenumeraty jako dysponenta środków finansowych.
9. Ww. zamówienie wraz z pismem przewodnim jest przekazywane przez Bibliotekę IHS UJ do Oddziału Czasopism Biblioteki Jagiellońskiej.
10. Zakup czasopism zagranicznych jest pokrywany pierwotnie ze środków Biblioteki Jagiellońskiej (Uniwersytetu Jagiellońskiego). Instytut następnie jest obciążany notami wewnętrznymi wystawionymi przez Bibliotekę Jagiellońską, a IHS UJ ponosi ostateczne koszty zakupu czasopism zagranicznych.
11. Noty wewnętrzne za prenumeratę zagraniczną wystawia Biblioteka Jagiellońska.
12. Noty wewnętrzne za prenumeratę zagraniczną z Biblioteki Jagiellońskiej są przekazywane do Biblioteki IHS UJ. Sposób opisania faktur za prenumeratę zagraniczną jest prawie identyczny jak przy zakupie książek. Dodaje się jedynie opis dotyczący w jakim trybie Ustawy PZP dokonano zakupu, numer umowy.
13. Po opisaniu przez kierownika biblioteki, noty wewnętrzne za pokwitowaniem są przekazywane do sekretariatu finansowego IHS UJ.
14. Prenumeratę na czasopisma polskie zamawia się za pośrednictwem Biblioteki Jagiellońskiej w terminie do 30 czerwca roku poprzedzającego rok prenumeraty.
15. Sposób zamawiania prenumeraty na czasopisma polskie oraz obiegu dokumentów z tym związanych, pomiędzy Biblioteką Jagiellońską a biblioteką IHS UJ jest taki sam, jak przy zamawianiu prenumeraty zagranicznej.
16. Kierownik biblioteki opisuje noty wewnętrzne w sposób identyczny jak przy prenumeracie zagranicznej (pkt. 12.).
17. Przekazanie za potwierdzeniem noty wewnętrznej do sekretariatu finansowego IHS UJ, kończy proces realizacji zamówienia.